Excel naar PDF omzetten
Je werkmap als pdf die iedereen opent, zonder een cel te veranderen.
Zet een Excel-werkmap om naar pdf om een offerte, een factuur of een rapport te versturen dat niemand per ongeluk kan wijzigen en dat op elke telefoon opent. Alle werkbladen komen erin, met de uitkomsten van hun formules, hun kleuren, randen en grafieken. Het werkt met .xlsx-bestanden en met .xls-bestanden van oudere Excel-versies, zonder account en zonder watermerk.
Zo zet je Excel om naar PDF
- Selecteer je Excel-bestanden, .xlsx of .xls (maximaal 3 tegelijk).
- Ga je het op het scherm lezen, vink dan “Elk werkblad op één pagina” aan; laat het uit om op A4 af te drukken.
- Klik op “Omzetten naar PDF” en wacht een paar seconden.
- Download de pdf of, als je meerdere werkmappen hebt omgezet, de zip met een pdf per werkmap.
Wat er in de pdf staat
- Alle zichtbare werkbladen, in de volgorde van de werkmap. Verborgen werkbladen blijven buiten.
- Formules tonen hun uitkomst, zoals op het scherm in Excel: wie de pdf opent, ziet de bedragen, niet de formules.
- De opmaak: getalnotaties, valuta, datums, lettertypen, kleuren en randen.
- Grafieken en afbeeldingen op de werkbladen.
- Tekst blijft tekst, dus je kunt hem selecteren en doorzoeken.
Hoe de pagina’s worden verdeeld
Standaard wordt elk werkblad opgemaakt zoals bij afdrukken vanuit Excel: op A4-pagina’s, met het afdrukbereik, de stand en de schaal als het bestand die heeft. Een werkblad dat breder is dan de pagina gaat verder op extra pagina’s, net als op papier.
Je kunt dat op twee manieren voorkomen:
- Om af te drukken: kies in Excel Pagina-indeling › Breedte › 1 pagina voordat je omzet. De hele breedte van het werkblad past dan op een A4-pagina, iets verkleind.
- Om op het scherm te lezen: vink “Elk werkblad op één pagina” aan. Elk werkblad komt op één pagina zo groot als het werkblad, zonder kolommen of rijen te verdelen. Een heel lang werkblad geeft een heel hoge pagina, fijn om door te scrollen maar niet om af te drukken.
Beperkingen
- Maximaal 3 werkmappen tegelijk, 50 MB per stuk en 100 MB in totaal; elke pdf kan maximaal 300 pagina’s hebben.
- Bestanden die bij het openen een wachtwoord vragen, kunnen niet worden omgezet: verwijder eerst het wachtwoord in Excel (Bestand › Info › Werkmap beveiligen).
- Macro’s worden nooit uitgevoerd.
Veelgestelde vragen
Worden alle werkbladen van de werkmap omgezet?
Ja, alle zichtbare werkbladen, in dezelfde volgorde als in Excel, in één pdf. Werkbladen die je hebt verborgen, komen er niet in.
Waarom is mijn werkblad over meerdere pagina’s verdeeld?
Omdat het breder of langer is dan een A4-pagina en wordt opgemaakt zoals bij afdrukken. Zet de Breedte op 1 pagina op het tabblad Pagina-indeling van Excel, of vink “Elk werkblad op één pagina” aan om het hele werkblad op één pagina te krijgen.
Toont de pdf de formules of hun uitkomsten?
De uitkomsten, zoals je ze op het scherm in Excel ziet. De pdf is om te lezen en af te drukken, dus de formules zelf zijn er niet in te zien of te bewerken.
Komen de grafieken mee?
Ja. Grafieken en afbeeldingen op de werkbladen staan in de pdf op dezelfde plek als in de werkmap, met hun titels en legenda’s.